Manajemen Proyek Dan Implementasi

BAB 1. Konsep dan Pengertian

1.1  Definisi Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah aplikasi pengetahuan (knowledges), Keterampilan (skills), alat (tools) dan teknik (techniques) dalam akti fitas akti fitas pr oyek untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan proyek (PMBOK, 2004). Manajemen pr oyek dilaksanakan melalui aplikasi dan integrasi tahapan pr oses manajeman pr oyek yaitu initiating, planning, executing, monitoring dan controlling serta akhirnya closing keseluruhan proses proyek tersebut.

1.2  Keberhasilan Manajemen Proyek

Manajemen Proyek dianggap sukses jika bisa mencapai tujuan yang diinginkan dengan memenuhi syarat berikut

• · Dalam waktu yang dialokasikan 
•    Dalam biaya yang dianggarkan
•  Pada performansi atau spesifikasi yang ditentukan
•  Diterima kustomer
•  Dengan perubahan lingkup pekerjaan minimum yang disetujui
•  Tanpa mengganggu aliran pekerjaan utama organisasi
•  Tanpa merubah budaya (positif) perusahaan

·       

·         

BAB 2. Siklus Hidup Proyek

2.1  Konsepsi

Secara umum tahap konsepsi ini bisa dibagi menjadi dua bagian yaitu: Inisiasi Proyek dan Kelayakan. Berikut adalah penjelasan masing masing sub tahap.

·         Inisiasi adalah titik dimana suatu ide tentang proyek lahir. Banyak user tahu ada masalah tetapi sulit untuk mengemukakannya. Perlu dilakukan pengklarifikasian terhadap masalah kemudian mempertimbangkan solusinya.

·         Kelayakan Proyek, dalam tahap ini bisa terjadi user ingin tahu apakah idenya layak atau user memilih kontraktor/konsultan untuk melakukan studi kelayakan secara detail.

2.2  Tahap Perencanaan

Tahap perencanaan dalam siklus hidup proyek akan meliputi kegiatan: penyiapan rencana proyek secara detail dan penentuan spesifikasi proyek secara rinci

2.3  Tahap Eksekusi

Pada tahap ini campur tangan user sudah sangat kecil, porsi pengambilan keputusan lebih banyak di tangan pelaksana proyek.Yang tercakup dalam tahap ini adalah pekerjaan-pekerjaan seperti: desain, pengembangan, pengadaan,konstruksi/ produksi, pelaksanaan tergantung pada jenis proyek.

2.4  Tahap Operasi

Setelah sistem berjalan untuk beberapa waktu bisa jadi sistem itu menuntut perubahan karena adanya perubahan lingkungan atau perkembangan teknologi. Jika user menghendaki perubahan maka perbaikan sistem menjadi proyek baru yang akan mengikuti siklus mulai dari awal lagi.

BAB. 3 Organisasi Proyek

3.1  Proyek Sebagai Bagian Dari Organisasi Fungsional

Kelebihan dari unit fungsional :

1      Adanya fleksibilitas yang tinggi dalam penggunaan staf/karyawan.

2.   Orang-orang dalam keahlian tertentu bisa ditugaskna di banyak proyek berbeda.

3.   Orang-orang dengan keahlian yang berbeda dapat di kelompokkan dalam 1 group untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman dalam pemecahan masalah secara teknis.

4.   Divisi fungsional yang bersangkutan bisa jadi basis bagi kelangsungan teknologi bila para personel keluar dari proyek atau oraganisasi induk
Kelemahan dari unit fungsional :

1.      Klien tidak menjadi perhatian utama dari aktivitas yang dilakukan orang-orang yang terlibat proyek.

2.      Divisi fungsional acenderung berorientasi pada aktivitas-aktivitas khusus yang sesuai dengan fungsinya.

3.      Kadang-kadang dalam proyek yang diorganisasi secara fungsional ini tidak ada individu yang diberi tanggung jawab penuh untuk mengurus proyek.

4.      Motivasi orang yang ditugaskan dalam proyek cenderung lemah

5.      Penyususnan organisasi seperti ini tidak memeberikan pendekatan yang holistic terhadap proyek

3.2  Organisasi Proyek Murni

Bentuk lain dari organisasi proyek adalah organisasi proyek murni Proyek terpisah dari organisasi induk.

Kelebihan :

1.      Manajemen proyek memeiliki wewenang penuh dalam mengelola proyek

2.         Semua anggota tim proyek secara langsung ertanggung jawab terhadap manahjemen    proyek

3.         Rantai komunikasi menjadi pendek, antara manajer proyek dengan eksekutif secara langsung.

4.      Adanya kesatuan komondo

5.      Mudah untuk dilaksanakan karena bentuknya yang simple

6.      Adanya dukungan secara meneyeluruh terhadap proyek.

Kekurangan :

1.         Terjadi duplikasi usaha dan fasilitas

2.         Akan menambah biaya yang cukup mahal bagi organisasi induk.

3.         Sumber daya dipegang saat tersedia, bukan saat dibutuhkan

4.         Bila proyek telah selesai maka akan terjadi masalah tentang bagaimana nasib pekerja proyek yang ada

5.         Ketidakkonsistenan prosedur

3.3  Organisai Matriks

Organisasi matriks adalah organisasi proyek murni yang melekat pada divisi fungsional pada organisasi induk.

Kelebihan :

1.      Proyek mendapatkan perhatian secukupnya.

2.      Mudah dalam mendapatkan orang potensial yang dibutuhkan.

3.      Tidak ada masalah yang berat berkenaan pada nasib pekerja proyek

4.      Tanggapan untuk para klien bisa cepat diberikan

Kelemahan :

1.      Melanggar prinsip aturan kesatuan komando

2.      Dapat meningkatkan persaingan antar manajemen proyek

3.      Ada keraguan dalam menjalankan perintah, karena terdapat 2 manajer

3.4  Memilih Bentuk Organisasi Proyek

kriteria-kriteria yang mendasari pemilihan bentuk ini:

1.      Frekuensi adanya proyek baru: berapa sering suatu perusahaan mendapat proyek dan sejauh mana perusahaan induk tersebut terlibat dengan aktivitas proyek.

2.      Berapa lama proyek berlangsung

3.      Ukuran proyek: tingkat pemakaian tenaga kerja, modal dan sumberdaya yang dibutuhkan.

4.      Kompleksitas hubungan: jumlah bidang fungsional yang terlibat dalam proyek dan bagaimana hubungan ketergantungannya.

Bab 5  Perencanaan Proyek

Keberhasilan manajemen proyek ditentukan antara lain oleh ketepatan memilih bentuk organisasi, memilih pimpinan yang cakap dan pembentukan tim proyek yang terintegrasi dan terorganisasi. Tetapi itu saja tidak cukup. Ada hal lain yang cukup serius untuk diperhatikan, yaitu apa yang harus dikerjakan oleh tim proyek dan Manajer Proyek. Penentuan apa yang akan dikerjakan ini merupakan fungsi dari perencanaan (planning). Sedangkan tindakanmemastikan bahwa rencana dikerjakan dengan benar merupakan fungsi pengendalian (control). Dalam bab ini akan dibahas mengenai perencanan pekerjaan dalam proyek. Perencanaan merupakan hal sangat penting dalam manajemen proyek. Perencanaan merupakan hal sangat penting dalam manajemen proyek. Alasan-alasan berikut mendasari perlunya perencanaan:

·         Untuk menghilangkan atau mengurangi ketidakpastian Dengan perencanaan yang baik, apa yang perlu dikerjakan, kapan dikerjakan, memerlukan resourse apa saja, risiko apa yang akan muncul, apa target tiap aktifitas akan menjadi jelas. Hal-hal yang tidak pasti akan menjadi lebih pasti.

·         Untuk memperbaiki efisiensi operasi Dengan perencanaan yang baik tentu saja akan membuat pelaksanaan kegiatan proyek akan semakin efisien. Langkah coba-coba dan tidak jelas dasarnya akan membutuhkan biaya yang lebih tinggi.

·         Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang tujuan proyek.

·         Untuk memberi kan dasar bagi pengendalian pekerjaan monitoring dan

Kegiatan monitoring dan pengendalian selalu membutuhkan acuan. Tanpa adanya acuan yang jelas tidak mungkin dilakukan kegiatan monitoring dan pengendalan yang baik. Jadi jelas bahwa perencanaan penting dilakukan untuk menentukan acuan tentang apa yang ingin dicapai sehingga proses monitoring dan pengendalian akan lebih mudah dilakukan.

Bab 6. Penjadwalan Proyek

Setelah pekerjaan proyek dipecah-pecah menjadi paket-paket pekerjaan, selanjutnya dapat dibuat penjadwalannya. Yang perlu diperhatikan disini adalah waktu pengerjaan tiap paket pekerjaan dan kejadian apa yang dihasilkan dari serangkaian paket kerja tertentu. Yang perlu dijadwalkan adalah paket pekerjaan atau aktivitas. Sedangkan kejadian (events) dan milestone hanyalah akibat dari selesainya aktivitas. Jika orang mengerjakan pengecatan tembok maka itu disebut aktivitas, mulai atau selesainya pengecatan adalah kejadian. Sedangkan aktivitas pembebasan tanah akan menghasikan milestone tersedianya lahan untuk

bangunan. Milestone digunakan untuk menandai telah selesainya beberapa aktivitas yang kritis dan sulit. Bagi manajemen puncak, jadwal proyek mungkin tidak perlu sedetail apa yang diperlukan oleh personel operasional dilapangan. Jadwal dari aktivitas besar ini sering disebut Jadwal Induk Proyek. Jadwal ini dikembangkan selama tahap inisiasi dan bisa diperbarui setelah itu.

Bab 9. Pengendalian Proyek

Tahap manajemen yang berikutnya setelah pelaksanaan proyek adalah pengendalian. Ini berarti di dalam pelaksanaan proyek, sebelum proyek selesai, sudah ada proses pengendalian. Jadi pengendalian dilakukan seiring pelaksanaan proyek. Pengendalian dilakukan agar proyek tetap berjalan dalam batas waktu, biaya dan performansi yang ditetapkan dalam rencana. Sehingga proses pengendalian proyek ini adalah hal yang sangat penting. Rencana yang bagus tanpa dibarengi dengan pengendalian yang baik sangat mungkin tidak akan menghasilkan output proyek yang bagus dalam hal jadwal, biaya dan performansi. Maka untuk melakukan pengendalian perlu adanya perencanaan. Ada beberapa perbedaan antara perencanaan dan pengendalian:

Perencanaan berkonsentrasi pada:

• penetapan arah dan tujuan
• pengalokasian sumberdaya
• pengantisipasian masalah
• pemberian motivasi kepada para partisipan untuk mencapai tujuan

Sedangkan pengendalian berkonsentrasi pada:

• pengendalian pekerjaan ke arah tujuan
• penggunaan secara efektif sumberdaya yang ada
• perbaikan koreksi masalah
• pemberian imbalan pencapaian tujuan

BAB 12. Mengelola konflik dalam proyek

Dalam pelaksanaan proyek sesuai dengan karakteristiknya, sangat berpotensi munculnya konflik baik antara orang, antara departemen atau anatara tim proyek dengan user. Dengan demikian tidaklah menyimpang jika dalam pembahasan manajemen proyek dimasukkan pembahasan tentang manajemen konflik ini. Seorang manajer proyek harus menaruh perhatian terhadap masalah ini.

12.1       Munculnya Konflik

·         Konflik Antara User dan Kontraktor

Konflik antara user dan kontraktor sudah akan muncul ketika keduanya terlibat untuk negosiasi kontrak.

·         Konflik dalam Organisasi Proyek

Di dalam organisasi sendiri sangat besar peluang untuk terjadinya konflik. Peluang ini akan besar bila kelompok-kelompok yang bekerja dalam proyek mempunyai perbedaan dalam hal tujuan dan harapan,

12.2     Manfaat adanya konflik

Dampak-dampak positif yang bisa muncul antara lain:

1. Bisa menghasilkan ide-ide baru yang lebih baik
2. Memacu orang untuk mencari dan menemukan pendekatan-pendekatan baru dalam menyelesaikan masalah
3. Memunculkan masalah lama ke permukaan dan kesepakatan tentang adanya masalah tersebut
4. Memacu orang untuk menjelaskan pandangannya
5. Menyebabkan tekanan yang akan menstimulasi perhatian dan kreativitas seseorang
6. Memberikan kesempatan kepada seseorang untuk menguji kapasitas kemampuannya.

12.3      Pemecahan Konflik

1.      Konfontrasi

Yakni menghadapi masalah konflik secara langsung. Ini dilakukan dengan mengenali masalah dan potensi masalah untuk kemudian dihadapi secara langsung.

2.      Kompromi

Dengan kompromi diharapkan semua pihak akan mendapat tingkat kepuasan tertentu. Kompromi biasanya adalah hasil dari konfrontasi.

3.      Mengurangi tingkat kepentingan ketidaksepakatan (menganggap tidak ada konflik)/akomodasi

4.      Menggunakan kekuasaan (Forcing)

Cara pengatasan konflik dengan menggunakan kekuasaan sehingga terjadi kondisi menang-kalah. Cara ini ditempuh jika sua tu pihak ingin memaksakan solusi kepada pihak lain

5.      Menghindar (Withdrawing)

Cara ini sering dianggap sebagai solusi sementara untuk sebuah persoalan konflik. Masalah yang ada bisa datang lagi dan konflik bisa muncul lagi. Ada yang beranggapan ini sebagai cara yang kurang jantan dan ketidakmauan menghadapi situasi.

BAB. 13 Manajemen Resiko Proyek

Biasanya manajemen proyek berkonsentrasi pada masalah jadwal dan biaya. Bagaimana melaksanakan proyek sesuai jadwal dan biaya yang direncanakan adalah fokus dari manajemen proyek. Sejak pertengahan 1980, perusahaan mulai menyadari perlunya kebutuhan mengintegrasikan risiko teknis ke dalam risiko jadwal dan biaya. Proses manajemen risiko dikembangkan dan diimplementasikan sehingga informasi mengenai risiko tersedia bagi pengambil keputusan kunci. Manajemen risiko sangat penting pada kondisi di mana ada taruhan yang besar dan ketidakpastian tinggi. Manajemen Risiko pada proyek meliputi langkah memahami & mengidentifikasi masalah potensial yang mungkin terjadi, mengevaluasi bagaimana risiko ini mempengaruhi keberhasilan proyek, monitoring dan penanganan risiko. Manajemen Risiko yang proaktif akan mengurangi jumlah masalah, memperbaiki keberhasilan pelaksanaan proyek.